1ـ يعتبر رئيس المجلس والمسئول المالي هما اللذين يعتمدا الصرف أو أمر الدافع ويعتبر توقيعهما على مستندات الصرف المختلفة توقيعاً نهائياً يجيز للمسئولين عن حفظ الأموال كل حسب اختصاصه ، دفع النقود أو تحرير الشيكات أو اعتماد الإشعارات البنكية أو شراء الاحتياجات .
2ـ إن اعتماد رئيس المجلس أو المدير لأي تصرف ينشأ عنه نفقة مالية يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى الجمعية طبقاً للإجراءات المحاسبية الموضحة بالنظام المالي و يعتبر المسؤول المالي مسئولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات ولا يعفي توجيه صاحب الصلاحية الإدارة المالية من إتباع الخطوات النظامية لتنفيذ عملية الصرف .
3ـ يعتبر سند الصرف المستند النظامي الذي يجيز لأمناء الصناديق دفع النقود كما أن سند الصرف هـو المستند النظامي الذي يجيز سحب النقود من البنك موجب الشيكات المسحوبة على الجمعية وحسب الإجراءات المشار إليها هذه اللائحة .
يتم سداد المصاريف سواء للبرامج والأنشطة أو المصاريف العامة بموجب سند صرف بإحدى الطرق التالية :
أ/ نقداً من عهدة المدير أو من عهدة المشاريع ، على أن لا يتجاوز السقف المحدد للصرف النقدي (1000) ريال .
ب/ بشيك على إحدى البنوك المتعامل معها للمبلغ الذي أكثر من (1000) ريال .
ج/ تحويل على البنك (حوالة بنكية) .
ويتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مسوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة على ذلك و اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقاً للإجراءات الموضحة في هذه اللائحة .
4ـ تتم عملية الصرف على البرامج والأنشطة في الجمعية والتي لها رصيد مالي متبرع به أو معتمدة في موازنة العام المالي محل الصرف من خلال تعبئة نموذج طلب الصرف على النشاط وينبغي أن يحتوي نموذج طلب الصرف على :
أ/ نموذج صرف من الإدارة أو اللجنة المعنية بطلب الصرف .
ب/ بيانات البرنامج أو النشاط أو البند المراد الصرف له .
ج/ تحديد رقم البند أو البرنامج في موازنة العام في حال تم اعتماده فيها والرصيد المعتمد .
د/ توقيع مدير الإدارة الطالبة للصرف .
هـ/ اعتماد صاحب الصلاحية.
و/ توقيع الإدارة المالية بما يفيد توفر الرصيد من خلال الموازنة أو من خلال وجود تبرع ودعم للبرنامج .
5ـ في حال عدم توفر رصيد للبرنامج أو المبادرة يتم إعداد نموذج مناقلة بين البنود وبعد إتمام عملية المناقلة يتم إجراء عملية الصرف بموجب سند الصرف ويحتوي نموذج المناقلة على البيانات التالية :
أ/ البرنامج المراد المناقلة له .
ب/ البرنامج المراد المناقلة منه .
ج/ موافقة صاحب الصلاحية على إجراء المناقلة بعد تأكيد الإدارة المالية على توفر رصيد في البند المراد المناقلة منه .
د/ تحديد نوعية هذه المناقلة هل هي دعم من البنود العامة أو قرضاً على هذا البرنامج حين يتم تسويقه أو وصول تبرعات له .
6ـ يتم تحرير سند صرف عند سداد المصروفات بموجب شيكات مسحوبة من قبل الجمعية على أحد البنوك الي يجري التعامل معها ويحتوي سند الصرف على البيانات التالية :
1ـ اسم المستفيد .
2-اسم البنك المسحوب عليه ورقم الحساب .
3- المبالغ رقما وكتابة .
4- رقم الشيك المسحوب .
5- أسباب الصرف .
6- التوجيه المحاسبي لعملية الصرف .
7- توقيع كافة الأطراف التي اشتركت في إعداد ومراجعة سند الصرف ( أعده ، راجعه ، المسئول المالي )
8- توقيع أصحاب الصلاحية وفي حدود الصلاحيات المالية المخولة لهم .
7ـ الشيك هو الصك والمستند القانوني الذي يتم بموجبه دفع النقود من قبل البنك للمستفيد ويراعى فيه ما يلي :
أ/ ذكر الاسم الصريح للجهة المستفيدة .
ب/ تسجيل المبلغ المدفوع رقما وكتابة .
ج/ الاعتماد من صاحب الصلاحية .
8ـ يحظر إصدار أي شيك بدون هذا السند، كما يحظر على غير إدارة الحسابات أن تقوم بإعداده .
9ـ يرفق مع أصل سند صرف الشيكات كافة الوثائق المبررة للصرف ويتألف سند صرف الشيكات من أصل وصورة الأصل للحسابات للقيد بموجبه والصورة ثابتة بالدفاتر للمراجعة .
حتى يصبح سند صرف الشيكات دليل إثبات على إبراء ذمة الجمعية تجاه الغير يجب أن يوقع مستلم الشيك على متن السند مع ذكر الاسم الكامل والصريح بما يفيد استلامه الشيك مع الحصول على سند قبض في الحالات الموجبة لذلك .
10ـ في حالة تحرير الشيك لمورد خدمة أو أصول ثابتة أو متداولة أو تسديد إيجارات وما شابه ذلك يلزم الحصول على سند تحصيل (قبض) بالشيك .
11ـ يجب ختم مستندات الصرف أو التأشير عليها بما يفيد المراجعة قبل اعتماد سند الصرف ، كما يجب التأشير عليها أيضا بما يفيد الصرف بمجرد إصدار الإذن أو الشيك بصفة نهائية .
12ـ الأصل أن تتم المدفوعات بعد استلام الأصناف الموردة وإضافتها للمستودعات أو استلامها من الجهة الطالبة للشراء ، أو بعد قيام الطرف الآخر بتنفيذ ارتباطه أو تعهده قبل الجمعية ، ويجوز للجمعية صرف القيمة مقدماً إذا اقتضت الضرورة ذلك بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف .
13ـ في حالة صرف مبالغ نتيجة تعاقدات أو مشتريات يجب التحقق من أن المبلغ المطلوب صرفه يطابق ما هو وارد بشروط التعاقد وأن يراعي ما يلي :
1- أن تكون الفواتير أصلية وعلى نموذج مطبوع باسم المورد ومختومة منه .
2 – أن تكون هذه المستندات باسم الجمعية وليس باسم أحد منسوبيها .
3- إذن الإضافة للمخازن عن الأصناف الي تم شراؤها .
4 – محضر فحص عن الأصناف الموردة إذا زادت قيمتها عن (۱۰۰۰) ريال بتوقيع رئيس مجلس الإدارة أو المسئول المالي ، على الفاتورة بما يفيد مطابقتها للعينات والمواصفات المطلوبة .
5 – صورة أمر التوريد ( الشراء ) .
6- مستخلصات الأعمال أو الترميمات ومحاضر استلامها .
7- التأكد بأن الفاتورة لم يسبق صرفها وأن تختم المستندات بخاتم (صرف) فور سداد الثمن .
14ـ سندات الصرف الملغاة يرفق أصل السند مع صورته موضحا سبب الإلغاء واسم معد السند ثلاثياً .
15ـ الوثائق المؤيدة للصرف : يقصد بها الوثائق والبيانات والفواتير والكشوف وغيرها من المستندات المبررة والمؤيدة لعمليات صرف النفقات والتي يجب أن ترفق مع مستندات الصرف المذكورة في هذه اللائحة ، بما يفيد أنها تمت على الوجه الصحيح وبأن المشتريات أو المستلزمات أو الأشغال أو الخدمات قد تمت لصالح الجمعية وأنه قد تم استلامها .
16ـ إذا فقدت المستندات المؤيدة لاستحقاق مبلغ معين قبل الصرف جاز أن يتم الصرف بموافقة رئيس مجلس الإدارة بعد التأكد من عدم سابقة الصرف وبشرط أن يأخذ التعهد اللازم على طالب الصرف بتحمل جميع النتائج التي قد تترتب على تكرار الصرف ويشترط أن يقدم طالب الصرف بدل فاقد للمستندات ، وذلك بعد إجراء التحقيق اللازم واتخاد الإجراءات اللازمة لمنع استخدام المستند الأصلي مع وجوب إرفاق نتيجة التحقيق الذي أجري في هذا الشأن مع مستندات الصرف .
اعتماد مجلس الإدارة
تم اعتماد سياسة الصرف للبرامج والأنشطة بجمعية ومضة للتعليم والتدريب
في اجتماع مجلس الإدارة 7 المنعقدة بتاريخ:9/12/2023م الموافق:25/05/1445هـ
