أولًا : ادوات التواصل
- التواصل عن طريق الواتس أب على مدار الساعة على رقم :
- التواصل من خلال مجموعة المناقشات الخاصة بكل برنامج وستجد الرابط لها في صفحة البدء لكل برنامج
- التواصل من خلال مجموعة المناقشات الخاصة بكل برنامج وستجد الرابط لها في صفحة البدء لكل برنامج
- التواصل من خلال رسائل منصات التواصل الاجتماعي متواجدة أسفل المنصة
- يمكن للمتدرب التواصل مع المدرب من خلال صفحته الشخصية.
ثانياً : اداب التواصل :
تهدف سياسة التواصل لتوضيح الشفافية في كل عملية تواصل يتم إجرائها من قبل الجمعية لغرض نزاهة التواصل الرسمي وتفادي التواصل الغير رسمي او المتمثل في شخصيات ليست اعتبارية لا تنتمي للمنشاة رسمياً. وعليه نوضح ان سياسة التواصل تتضمن الآداب والتعليمات التالية:-
– كن محترمًا للآخرين. هذا يعني احترام الاختلافات في الرأي والخلفية الثقافية.
– لا تنشر محتوى مسيء أو غير لائق. هذا يشمل أي شيء يتضمن خطاب الكراهية، أو العنف، أو الجنس، أو التعصب.
– لا تنشر إعلانات أو روابط غير ذات صلة بالموضوع. هذا يشمل أي شيء يروج لمنتجات أو خدمات أو مواقع ويب.
– لا تنشر أي معلومات شخصية عن الآخرين. هذا يشمل الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني.
– لا تنشر أي شيء ينتهك حقوق الطبع والنشر أو العلامات التجارية.
وايضا تنقسم سياسة التواصل في الجمعية إلى ثلاثة انواع كالآتي:
النوع الأول : التواصل الداخلي
في هذا النوع يعمل الجمعية على ايجاد طرق ووسائل لتواصل أقسامه والعاملين فيه تواصلا عمليا يسهل اجراءات الجمعية الادارية والتدريبية ويحقق انسجاما قويا بين أعضاء فريق العمل . وقد اعتمد الجمعية لذلك عددا من الأساليب والوسائل كما يلي:
أجهزة الاتصالات الداخلية بين الأقسام بعضها ببعض وبين العاملين .
البريد الإلكتروني الداخلي الخاص بالعاملين والمقرر من خلال الشبكة الداخلية للمعهد .
مجموعات برامج التواصل الاجتماعي (واتساب، تويتر، انستقرام … الخ) .
الاجتماعات الدورية .
النوع الثاني : التواصل الخارجي
وفيه يتواصل الجمعية مع المؤسسات الرسمية ( الحكومية / القطاع الخاص / المؤسسات غير الربحية ) من أجل انجاز المهمات واستخراج التصاريح اللازمة للتدريب وبرامجه أو عقد الشراكات ونحوها .وفي هذا النوع يعتمد الجمعية على الوسائل التالية:
مواقع الويب الرسمية التابعة لتلك الجهات .
البريد الإلكتروني الرسمي المعتمد لها .
مواقع التواصل الاجتماعي المعتمدة والمرتبطة بتلك الجهات .
أرقام الاتصال المعلنة لتلك الجهات .
المراجعات الميدانية في كل مالا يمكن انجازه إلكترونياً .
النوع الثالث : التواصل مع المستفيدين (المتدربين)
من أجل جودة التواصل وسلامته وضمان الاستفادة القصوى منه جعل الجمعية عدداً من الوسائل والأساليب تحققه .. وهي كالتالي:
قنوات الاتصال بين الجمعية والمتدرب من خلال الموقع الالكتروني وفقاً لمعلومات التواصل المذكورة في نهاية الموقع الإلكتروني.
منتديات النقاش المصاحبة للدورات الغير متزامنة والمتزامنة والتي تمكن المتدرب من التواصل مع المدرب من جهة ومن جهة اخرى يمكنه التواصل مع زملاءه.
حساب الجمعية ( واتس ) والذي يستقبل التواصل مع المتدرب بشكل دائم على مدار الساعة.
ثالثاً : الاجراءات التي تتخذها الجهة في حال مخالفة آداب التواصل :
- تلقي المخالفات المحالة من نظام الشكاوى في المنصة
- التواصل مع أصحاب الشأن بطريق المكاتبات أو المراسلات أو الاتصالات الهاتفية أو بأي وسيلة تحقق علم المخاطب.
- طلب الإفادة المكتوبة من عضو في المنصة بشأن المخالفة المنسوبة إليه.
- الرفع لإدارة المنصة المخالفات المنظورة أو بمرتكبها ، على أن تعنون الخطابات بعبارة (سري).
- دراسة المخالفات وتحليلها، وفق الأسانيد النظامية.
- رفع التوصيات إلى مجلس الإدارة بموجب محضر موقع من أعضاء اللجنة مشتملا على الوقائع والحيثيات والنتائج والتوصيات.
